MHG is looking for an Executive Assistant, who will perform a range of administrative tasks and support the senior managers of the client's company. Executive Assistant responsibilities include program management, travel planning, and expense reporting. To succeed in this role, you must be an organizational person, have excellent time management skills, and be able to act without guidance. In conclusion, you will contribute to the efficiency of our business by providing personalized and timely support to executives.

Responsibilities
- Acts as a point of contact between executives, employees, customers and other external partners
- Manages information flow in a timely and accurate manner
- Manages executives' schedules and organizes meetings
- Arranges travel and accommodation / conference arrangements
- Tracks daily expenses and prepares weekly, monthly, or quarterly reports
- Formats information for internal and external communication – memos, emails, presentations, and reports
- Takes notes during meetings
- Filters and routes phone calls and distributes mail
- Organizes and maintains office filing system

Requirements
- Work experience as an Executive Assistant, Personal Assistant or in a similar role
- Excellent knowledge of MS Office
- Excellent organizational and time management skills
- Familiarity with office devices and applications (eg electronic calendars and photocopiers)
- Excellent oral and written communication skills
- Discretion and confidentiality
- High school diploma
- PA degree or certification a plus

H MHG αναζητά έναν Executive Assistant, που θα εκτελεί σειρά διοικητικών καθηκόντων και θα υποστηρίζει τους ανώτερους διευθυντές της εταιρείας. Οι αρμοδιότητες του Executive Assistant περιλαμβάνουν τη διαχείριση των προγραμμάτων, τον προγραμματισμό ταξιδιών και την εκπόνηση εκθέσεων δαπανών. Για να πετύχετε σε αυτό το ρόλο, πρέπει να είστε οργανωτικό άτομο, να έχετε εξαιρετικές δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου και να είστε σε θέση να ενεργείτε χωρίς καθοδήγηση. Εν κατακλείδι, θα συμβάλλετε στην αποτελεσματικότητα της επιχείρησής μας, παρέχοντας εξατομικευμένη και έγκαιρη υποστήριξη στα στελέχη.

Αρμοδιότητες
- Λειτουργεί ως σημείο επαφής μεταξύ των στελεχών, των υπαλλήλων, των πελατών και άλλων εξωτερικών συνεργατών
- Διαχειρίζεται τη ροή πληροφοριών με έγκαιρο και ακριβή τρόπο
- Διαχειρίζεται τα προγράμματα των στελεχών και οργανώνει συναντήσεις
- Κανονίζει τα ταξίδια και τη διαμονή / οργάνωση συνεδρίων
- Παρακολουθεί τις ημερήσιες δαπάνες και εκπονεί εβδομαδιαίες, μηνιαίες ή τριμηνιαίες εκθέσεις
- Διαμορφώνει τις πληροφορίες για εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία – τα σημειώματα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις παρουσιάσεις και τις εκθέσεις
- Κρατάει σημειώσεις κατά τη διάρκεια συνεδριάσεων
- Φιλτράρει και κατευθύνει τις τηλεφωνικές κλήσεις και διανέμει την αλληλογραφία
- Οργανώνει και διατηρεί το σύστημα αρχειοθέτησης γραφείου

Απαιτήσεις
- Εργασιακή εμπειρία ως Executive Assistant, Personal Assistant ή σε παρόμοιο ρόλο
- Άριστη γνώση MS Office
- Εξαιρετικές δεξιότητες οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου
- Εξοικείωση με τις συσκευές και τις εφαρμογές γραφείου (π.χ. ηλεκτρονικά ημερολόγια και συσκευές αντιγραφής)
- Άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
- Διακριτικότητα και εμπιστευτικότητα
- Απολυτήριο λυκείου
- Δίπλωμα ή πιστοποίηση PA αποτελεί πλεονέκτημα

Learn more from one of our recruiters and get in touch today :)

We look forward to hearing from you!

Regards
Maritime & Healthcare Group